El GTD (Getting Things Done - 'Tenir les coses fetes') és un mètode de gestió d'activitats o altrament dit, un mètode personal de productivitat -com ser més efectiu amb el menor esforç possible-.La idea bàsica és molt senzilla. Cal esborrar de la nostra ment totes les tasques que tenim pendents, guardant-les en un lloc concret. D'aquesta manera, alliberem la nostra ment de recordar que cal fer i es pot concentrar en fer la tasca.
Aquest mètode va ser desenvolupat per David Allen en el seu llibre 'Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity' publicat al 2001, i a data d'avui encara continua vigent i guanyant adeptes arreu del món.
El mètode GTD defineix 5 etapes per a dominar el flux de treball.
- RECOPILAR: Recollir en un 'cub' tot el que necessites recordar o realitzar. Com exemple de possibles entrades a aquest 'cub' podríem trobar el correu electrònic, feeds, trucades, ...
- PROCESSAR: Processar els elements del 'cub'. En el següent gràfic (extret de la web oficial de David Allen) podem veure quina és la seqüència a seguir,
En aquest apartat cal tenir present el següent corol·lari del mètode: 'Qualsevol tasca que pugui realitzar-se en menys de 2 minuts, cal fer-la'.
Tanmateix estem en una etapa de reflexió. Un anàlisis -amb calma- sobre la planificació d'una tasca ens generarà una sèrie d'accions més tard sense necessitat de tornar-les a planificar. - ORGANITZAR: Cal ubicar els diferents elements en diferents llistes per ser atesos. Les possibles llistes que podem generar són:
- Pròximes accions / recordatoris: Per a tot element que requereixi la nostra atenció, cal decidir quina és la pròxima acció necessària a realitzar.
És convenient guardar aquestes accions pel context a on es poden realitzar (oficina, telèfon, ordinador,...). - Projectes: Tota tasca que requereixi més d'una acció. Cal revisar periòdicament per assegurar que tot projecte té una pròxima acció associada a ell.
- En espera: Quan s'ha delegat una acció o s'espera un esdeveniment extern.
- Algun dia: Coses que és vol fer però no és pot.
- Objectius i valors: Llistat d'objectius i valors propis. En aquest llistat podem incloure:
+ Objectius d'1 a 2 anys (amb revisió trimestral)
+ Objectius de 3 a 5 anys (amb revisió anual)
+ Carrera, propòsits, estil de vida (amb revisió anual) - REVISAR: Potser l'etapa més feixuga del sistema però la que aporta més valor. S'ha de revisar la llista de pròximes accions / recordatoris diàriament o quan tinguem un moment lliure.
Setmanalment cal revisar totes les accions destacades, els projectes i els ítems 'en espera'.
Podeu trobar un llistat per ajudar a aquesta revisió, en aquest link. - FER: Realitzar les accions escollides segons el que és pot fer (context), el temps necessari, ...
El primers passos per començar són:
- Organitzar tots els documents que hi hagi sobre l'escriptori fins que aquest estigui net i ordenat.
- Processar el correu electrònic i bústia d'entrada fins a netejar-la.
- Realitzar un brainstorming -pluja d'idees- de tasques i idees en un quadern o dispositiu mòbil.
- establir un sistema classificatori senzill.
- Crear llistes conceptuals de totes les teves accions; una llista de projectes, una llista d'espera, ...
- Utilitzar un calendari per a recordar futures tasques o compromisos
- Fer una revisió setmanal
Jo ho intentaré al llarg de 2 a 3 setmanes i desprès tornaré a publicar un post amb els meus resultats.
Ànims!!!
P.S. S'accepten tot tipus de suggeriments.
Entrades
