dilluns, 29 de setembre de 2008

El mètode GTD

El GTD (Getting Things Done - 'Tenir les coses fetes') és un mètode de gestió d'activitats o altrament dit, un mètode personal de productivitat -com ser més efectiu amb el menor esforç possible-.

La idea bàsica és molt senzilla. Cal esborrar de la nostra ment totes les tasques que tenim pendents, guardant-les en un lloc concret. D'aquesta manera, alliberem la nostra ment de recordar que cal fer i es pot concentrar en fer la tasca.

Aquest mètode va ser desenvolupat per David Allen en el seu llibre 'Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity' publicat al 2001, i a data d'avui encara continua vigent i guanyant adeptes arreu del món.

El mètode GTD defineix 5 etapes per a dominar el flux de treball.
  1. RECOPILAR: Recollir en un 'cub' tot el que necessites recordar o realitzar. Com exemple de possibles entrades a aquest 'cub' podríem trobar el correu electrònic, feeds, trucades, ...
  2. PROCESSAR: Processar els elements del 'cub'. En el següent gràfic (extret de la web oficial de David Allen) podem veure quina és la seqüència a seguir,
    En aquest apartat cal tenir present el següent corol·lari del mètode: 'Qualsevol tasca que pugui realitzar-se en menys de 2 minuts, cal fer-la'.

    Tanmateix estem en una etapa de reflexió. Un anàlisis -amb calma- sobre la planificació d'una tasca ens generarà una sèrie d'accions més tard sense necessitat de tornar-les a planificar.
  3. ORGANITZAR: Cal ubicar els diferents elements en diferents llistes per ser atesos. Les possibles llistes que podem generar són:
    • Pròximes accions / recordatoris: Per a tot element que requereixi la nostra atenció, cal decidir quina és la pròxima acció necessària a realitzar.
      És convenient guardar aquestes accions pel context a on es poden realitzar (oficina, telèfon, ordinador,...).
    • Projectes: Tota tasca que requereixi més d'una acció. Cal revisar periòdicament per assegurar que tot projecte té una pròxima acció associada a ell.
    • En espera: Quan s'ha delegat una acció o s'espera un esdeveniment extern.
    • Algun dia: Coses que és vol fer però no és pot.
    • Objectius i valors: Llistat d'objectius i valors propis. En aquest llistat podem incloure:
      + Objectius d'1 a 2 anys (amb revisió trimestral)
      + Objectius de 3 a 5 anys (amb revisió anual)
      + Carrera, propòsits, estil de vida (amb revisió anual)
  4. REVISAR: Potser l'etapa més feixuga del sistema però la que aporta més valor. S'ha de revisar la llista de pròximes accions / recordatoris diàriament o quan tinguem un moment lliure.
    Setmanalment cal revisar totes les accions destacades, els projectes i els ítems 'en espera'.
    Podeu trobar un llistat per ajudar a aquesta revisió, en aquest link.
  5. FER: Realitzar les accions escollides segons el que és pot fer (context), el temps necessari, ...
Amb aquests 5 passos ja podem posar en pràctica el mètode GTD, però potser començar és la part més difícil (com sempre).
El primers passos per començar són:
  • Organitzar tots els documents que hi hagi sobre l'escriptori fins que aquest estigui net i ordenat.
  • Processar el correu electrònic i bústia d'entrada fins a netejar-la.
  • Realitzar un brainstorming -pluja d'idees- de tasques i idees en un quadern o dispositiu mòbil.
  • establir un sistema classificatori senzill.
  • Crear llistes conceptuals de totes les teves accions; una llista de projectes, una llista d'espera, ...
  • Utilitzar un calendari per a recordar futures tasques o compromisos
  • Fer una revisió setmanal
I fins aquí l'explicació teòrica de GTD. Ara cal adaptar aquesta metodologia a les necessitats i funcionament de cadascú.
Jo ho intentaré al llarg de 2 a 3 setmanes i desprès tornaré a publicar un post amb els meus resultats.

Ànims!!!

P.S. S'accepten tot tipus de suggeriments.

2 comentaris:

Jordi ha dit...

Bones crack,

doncs jo fa un temps que faig servir aquest mètode a temporades. Només temporades que tinc moltes microtàsques pendents.

Com a software per implementar-lo vaig fer servir una temporada el GTDInbox (http://www.gtdinbox.com/). Que integra aquesta idea amb el teu GMail d'una forma molt elegant.

Al final el vaig deixar de fer servir perquè el Firefox m'anava més lent. Per això vaig idear el meu propi sistema d'etiquetatge seguint la mateixa filosofia.

També he provat altres programes, però encara no n'he trobat cap que ho integri bé amb una visió com a calendari. Perquè molts cops les tàsques tenen una data de realització o una data fi/inici concreta.

Enhorabona pel post! Està molt currat!

Anònim ha dit...

Aquest matí, a l'arribar a la feina, m'he sorprés gratament. He vist que ja has començat a treballar en aquest tema, doncs el primer punt (Organitzar tots els documents que hi hagi sobre l'escriptori fins que aquest estigui net i ordenat) l'has superat.. Prueba superada..

Jo també he fet servir quelcom semblant, apuntant totes les tasques en la primera agenda electrònica que vaig tenir (palm VX) però és una feina feixuga que requereix molta dedicació. Fins i tot arribes de vegades a obsesionar-te en apuntar-ho tot.

És ben cert que de vegades no donem importància a tasques petites, ni tan sols les apuntaríam en cap agenda, i malauradament moltes vegades se'ns oblida dur-les a bon termini... I és que mica en mica s'omple la pica. Pet tant, l'apunt que fas sobre fer inmediatament totes aquelles tasques d'una durada de menys de 2 minuts, ho trobo molt encertat. Com també trobo encertat fer un anàlisi del que hem fet.

Potser si posem en pràctica aquest mètode no haurem de dir 'un altre any perdut', quan arriba el cap d'any i te n'adones que no saps que has fet amb el temps que la vida t'ha atorgat...

Fa temps vaig llegir a infonomia.com un artícle molt interessant, que es pot solapar amb aquest que ara presentes. Parlava de 'urbanitzar el temps'.

Bé, d'aqui a un mes espero veure un post amb el resultat d'aquest projecte.

Tobías.